Guide d'explication

Veuillez compléter le formulaire d'inscription en suivant les recommandations mentionnées dans ce guide. Ces suggestions ne sont pas exhaustives. Vous pouvez ajouter d'autres éléments et supports documentaires dans les conditions mentionnées dans le Règlement. Les membres du jury ne liront que votre dossier de candidature et ne tiendront pas compte des liens internet ou de toute autre information complémentaire aux informations requises dans les sections suivantes. Le nombre de mots et le nombre de documents maximum autorisés sont des éléments essentiels pour assurer une certaine équité.
Vous pouvez vous référer à d'autres sections du dossier de candidature afin d'éviter de répéter la même information dans plusieurs parties. Chaque section est numérotée pour en faciliter la consultation.

Dans la mesure du possible, étayez vos affirmations par des données quantitatives et/ou qualitatives.

Les numéros indiqués ci-dessous correspondent aux sections de référence à remplir.

 

1. Détails de l'organisation candidate

Cette section permet d'enregistrer des informations générales sur votre organisation (Nom, adresse, type d'organisation, description, nombre d'employés). Ces informations serviront de toile de fond à votre candidature.
Cette section n'est pas notée, mais le jury en tiendra compte dans l'évaluation des sections suivantes. Veillez à indiquer également le nom de la personne de contact chargée de soumettre le dossier en vue d'échanges ultérieurs, notamment en ce qui concerne l'organisation des prix.

 

2. Résumé de votre candidature

Dans cette section, vous devez consigner les éléments requis relatifs à la pratique que vous souhaitez soumettre au jury. En ce qui concerne la catégorie de la candidature, vous ne pouvez postuler qu'à une seule catégorie par dossier. En cas d'erreur ou de nécessité, l'organisation des Prix se réserve le droit de reclasser la catégorie correspondant au dossier de candidature.

Si vous postulez pour plusieurs catégories et/ou pour plusieurs projets, vous devez remplir autant de dossiers que de candidatures.

 

3. Description de votre pratique et de ses objectifs

Dans cette section, vous pouvez présenter votre pratique, indiquer le(s) public(s) qu'elle souhaite atteindre et comment elle répond à des objectifs clairs, formalisés et à long terme.

Cette section compte pour 15% de la note totale.

3.1 Présentation de votre action en faveur de la durabilité (maximum 3500 caractères)

Présentez votre pratique et ses principales caractéristiques :

  • Type d'actions entreprises
  • Nombre d'actions entreprises
  • Lieu où se déroulent les actions
  • Durée
  • Nombre de personnes impliquées
  • Temps consacré à l'action par le personnel
  • Implication de la direction
  • Nombre et nature des partenaires impliqués
  • Bénéficiaire cible
  • Action proposée pendant le temps de travail ou le temps personnel
  • Type de communication

3.2 Publics cibles (maximum 2000 caractères)

Décrivez le public cible des pratiques de votre organisation :

  • employés
  • cadres moyens
  • cadres supérieurs
  • clients
  • fournisseurs
  • concurrents
  • actionnaires
  • associations / communautés locales / ONG
  • acteurs de l'économie sociale (ESS) / entrepreneurs sociaux
  • écoles / universités
  • centres de recherche
  • les pouvoirs publics
  • grand public
  • régulateur
  • médias

3.3 Objectifs de la pratique (maximum 2500 caractères, 5% de la note finale)

Cette section met en évidence les objectifs de votre action.

Les objectifs que vous avez déterminés peuvent être de deux types : des objectifs liés à des questions spécifiques à votre entreprise et des objectifs plus généraux liés à la société.
Vous pouvez indiquer ici des objectifs à court terme et à long terme.

Les objectifs peuvent être basés sur les grandes catégories suivantes, mais doivent être détaillés en fonction du contexte de l'entreprise et aussi spécifiques que possible (quelques exemples) :

  • Raisons morales/éthiques
  • Attirer des talents
  • Améliorer les conditions de travail
  • Mieux répondre aux attentes d'une clientèle diversifiée
  • Améliorer la capacité d'innovation et la créativité de l'équipe
  • Améliorer les performances de l'entreprise
  • Améliorer l'image et la réputation de l'entreprise
  • Répondre aux questions d'actualité

3.4 Pérennité de la démarche (2500 caractères maximum, 10% de la note finale)

Cette section vous permettra de montrer comment votre action s'inscrit dans la durée : la pratique doit être inscrite dans un processus d'amélioration continue et ne doit pas être un événement ponctuel et anecdotique. Elle doit s'inscrire durablement dans la stratégie de l'organisation.

Vous pouvez ici montrer comment votre pratique fait partie intégrante d'une stratégie plus globale et citer, le cas échéant, d'autres actions qui s'inscrivent également dans cette démarche.

 

4. Déploiement de votre action

Cette section concerne la manière dont vous avez créé, mis en place et dirigé cette action. Veuillez montrer comment les ressources rassemblées, la gestion du projet et sa mise en œuvre en ont fait une pratique innovante et reproductible.

Cette section compte pour 45% de la note totale.

4.1 Gestion de l'action (maximum 3500 caractères, 15% de la note finale)

Cette section concerne l'aspect gestion du projet et vous donne l'occasion de montrer comment l'action a été initiée, puis gérée et suivie.

Les éléments que vous devez nous communiquer sont les suivants :

  • Qui a initié le projet ? (Votre pratique a-t-elle été initiée par la direction de votre organisation ou l'idée est-elle venue d'employé·es non décisionnaires ?)
  • Quel a été le degré d'implication et d'engagement de la direction ?
  • Avec quels autres services avez-vous été en contact (direction, informatique, installations, RH, développement durable, communication, etc.)
  • Les différentes parties prenantes liées à la problématique ont-elles été identifiées et consultées avant le démarrage du projet ?
  • Une étude initiale a-t-elle été réalisée ?
  • Comment les objectifs et les actions ont-ils été notifiés ?
  • Comment les rôles et les responsabilités ont-ils été identifiés, attribués et développés ? Quels sont les services impliqués dans la mise en œuvre du programme ?
  • Quels ont été les méthodes et processus de pilotage utilisés pour atteindre les objectifs fixés ?
  • Comment les critères de performance du projet ont-ils été déterminés ?
  • Comment les pratiques sont-elles contrôlées, mesurées et évaluées par rapport aux critères de performance et aux objectifs fixés ?
  • Avez-vous eu recours à une assistance externe (mission de conseil ou autre) ?

4.2 Ressources (2000 caractères maximum)

Cette section met en avant les ressources appropriées qui ont été mises en œuvre pour servir cette action en faveur de la diversité. Les moyens investis peuvent être de nature suivante :

  • financiers
  • humains (en équivalent temps)
  • communication ou autres services

4.3 Ampleur et portée (maximum 2500 caractères, 10% de la note finale)

Cette section permet de mettre en évidence l'étendue et le degré de mise en œuvre de votre pratique.

Les éléments à saisir sont les suivants :

  • Le projet a-t-il été mené en mode pilotage dans un département particulier ou concernait-il plusieurs départements de votre organisation ?
  • En interne, quelle part de vos employés a été sensibilisée à la pratique (en pourcentage du nombre total d'employé·es par exemple) ?
  • Votre action a-t-elle touché des parties prenantes externes à votre organisation ? (fournisseurs, partenaires, client·es, population...)

4.4 Caractère exemplaire et reproductible (maximum 2500 caractères, 10% de la note finale)

Décrivez comment votre action de développement durable pourrait être reproduite avec des adaptations dans d'autres organisations ou dans d'autres domaines en raison de son caractère exemplaire.

Par exemple, vous pouvez présenter ici comment votre pratique pourrait être étendue ou adaptée à d'autres départements de votre organisation.

4.5 Innovation (maximum 2500 caractères, 10% de la note finale)

Décrivez en quoi votre pratique est innovante, en quoi elle reflète une nouvelle approche d'un problème dans votre secteur.
Le concept d'innovation s'entend comme toute tentative de créer quelque chose d'entièrement nouveau : inventer une nouvelle approche, une nouvelle solution, un nouveau type de partenariat ou de mode de communication, afin de répondre à un problème de développement durable.

Par exemple, l'importation d'une pratique déjà existante dans un autre secteur d'activité peut s'avérer tout à fait innovante dans son propre domaine. En effet, le contexte de l'organisation peut jouer un rôle important dans l'appréciation du caractère innovant de la pratique.

 

5. Résultats obtenus

Cette section concerne l'impact de votre pratique et les perspectives identifiées grâce à elle. Les informations et les preuves enregistrées ici doivent démontrer l'impact positif que la pratique a eu tant au niveau spécifique de l'organisation qu'au niveau de l'impact sociétal.

Votre candidature doit prouver que votre initiative ne s'est pas limitée à des mots et à une déclaration d'intention, mais qu'elle s'est transformée en actions concrètes et a eu des effets mesurables.
Les membres du jury évalueront les résultats quantitatifs et qualitatifs de votre action. Veuillez inclure dans cette section tous les critères de performance pertinents que vous avez utilisés pour évaluer votre projet.
Vous pouvez inclure les avantages ressentis par toutes les parties prenantes de l'entreprise à travers, par exemple, des témoignages, ou décrire dans la deuxième section l'impact managérial de ce programme sur votre organisation. Vous pouvez également présenter les évaluations intermédiaires ou l'impact futur attendu de votre pratique telle qu'elle a été mise en œuvre.

Cette section compte pour 40% de la note totale.

5.1 Impact sur votre entreprise (maximum 3500 caractères, 15% de la note finale)

Veuillez décrire comment cette pratique a bénéficié à votre organisation. L'un des objectifs des Sustainability Awards est de montrer que les pratiques de développement durable sont bénéfiques au développement de l'entreprise.

Les principaux avantages d'une stratégie de RSE qui sont généralement mentionnés sont les suivants :

  • Contribuer à la construction d'une société plus innovante et plus durable grâce à la reproductibilité possible des bonnes pratiques ;
  • Renforcer la crédibilité de votre organisation dans le domaine de la durabilité ;
  • Confirmer votre leadership dans le domaine du développement durable et la reconnaissance de vos pairs ;
  • Renforcer la compétitivité de votre organisation et votre image de marque en tant qu'employeur, tant en interne qu'en externe ;
  • Garantir une forte visibilité en tant qu'acteur du développement durable au Luxembourg ;
  • Permettre une mise en réseau afin de partager et d'apprendre les meilleures pratiques ;
  • Apprendre des leaders du secteur ;
  • Faire progresser l'ensemble du secteur en partageant les meilleures innovations.

5.2 Impact sociétal (maximum 3500 caractères, 15% de la note finale)

Dans quelle mesure votre action a-t-elle atteint ses objectifs en termes d'impact sociétal ? Par impact sociétal, on entend l'impact sur les bénéficiaires, la société au sens large (la communauté, l'environnement, l'environnement de travail, la relation avec vos fournisseurs, la gestion des ressources humaines, etc. Meilleure performance économique de l'entreprise (capacité d'innovation développée, meilleure compréhension des attentes des clients, ouverture à de nouveaux réseaux et marchés, amélioration des relations avec les partenaires ou les fournisseurs).

Les éléments que vous pouvez inclure dans cette section sont les suivants :

  • Quels ont été les impacts de la pratique sur les bénéficiaires visés, à court et à long terme ?
  • Quels ont été les impacts sur la société dans son ensemble ?
  • L'action a-t-elle permis de sensibiliser à certaines questions ?
  • Après avoir tiré les leçons de l'expérience, de nouvelles approches ont-elles été développées ?

5.3 Perspectives (maximum 2500 caractères, 10% de la note finale)

Cette section vous permet de mettre en évidence les éléments suivants :

  • Les leçons que votre organisation a tirées de la mise en œuvre de votre action de développement durable
  • Le cas échéant, les meilleures pratiques partagées en interne et en externe grâce à votre programme (les avantages et les résultats du partenariat ont-ils été partagés avec les différents acteurs impliqués ?)
  • L'effet de votre stratégie de RSE sur votre stratégie globale
  • Le suivi que votre organisation souhaite donner (ou a donné) à cette pratique (développement, focalisation sur d'autres cibles, approches supplémentaires, etc.)


6. Agrément

Pour que votre dossier de candidature soit valide, vous devez impérativement le signer électroniquement par le directeur de votre organisme et par le chef de projet et le transmettre via la plateforme en ligne au plus tard le 14 juin 2024 à minuit.